Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger

Databeskyttelsespolitikken gælder for Dano Mast A/S.

Politikken skal hjælpe til at sikre og dokumentere, at Dano Mast A/S beskytter sine personoplysninger i overensstemmelse med reglerne for behandling af personoplysninger. Politikken bidrager desuden til, at virksomheden oplyser om behandlingen og brugen af de registrerede personoplysninger.

Politikken gennemgås hvert år.

Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger
Dano Mast A/S behandler personoplysninger om:

  • Ansøgere
  • Medarbejdere
  • Kunder
  • Leverandører / konsulenter

Dano Mast A/S har udarbejdet en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de behandlinger, som virksomheden er ansvarlig for.
Personoplysningerne er en forudsætning for, at Dano Mast A/S kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandørkontrakter.

Behandlingens formål og lovlighed
Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med:

  • Personaleadministration, herunder rekruttering, ansættelse, fratrædelse og udbetaling af løn
  • Stamdata for kunder samt ordrer og salg
  • Stamdata for leverandører samt rekvisitioner og køb
  • Kontrakter

Behandlingen er lovlig i medfør af den til enhver tid gældendende hjemmel for databehandlere, herunder fra 25. maj 2018: Persondataforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger).

Dano Mast A/S benytter ikke personoplysningerne til andre formål end de listede. Dano Mast A/S indsamler ikke flere personoplysninger end nødvendigt i forhold til opfyldelse af formålet.
Følsomme oplysninger som racemæssig eller etnisk oprindelse, politiske, religiøse eller filosofiske overbevisninger, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsoplysninger, seksuelle forhold og orientering, genetiske data, strafbare forhold eller relaterede sikkerhedsmæssige forhold opbevares ikke i virksomheden.

Opbevaring og sletning

Virksomheden har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger:

Ansøgere og Medarbejdere:
Ved rekruttering / uopfordrede ansøgninger:
Der modtages ansøgninger direkte i virksomheden. Disse modtages pr. mail/post og deles med relevante parter. Mail slettes og ansøgninger gemmes på filserver med adgangsbegrænsning. Fysiske ansøgninger gemmes i mappe og låses inde, indtil rekrutteringsprocessen er ovre, herefter slettes ansøgningerne – både elektronisk og i fysisk udgave.

Under ansættelsesforholdet:
Den nye medarbejder underskriver en kontrakt. Ansættelseskontrakt arkiveres elektronisk på adgangsbegrænset filserver samt fysisk i mappe i aflåst skab. Medarbejderen oprettes i det anvendte lønsystem. med dennes stamdata, herunder navn- og kontaktoplysninger på pårørende/kontaktperson i tilfælde ulykke. Vi nedfælder ikke særlige personfølsomme oplysninger så som race eller etnisk oprindelse, politiske, religiøse holdninger eller fagforeningsmæssige tilhørsforhold. Heller ikke oplysninger om seksuelle forhold eller orientering.

Opbevaring af øvrige medarbejderdata foregår på adgangsstyret filserver eller i aflåste skabe: Interne medarbejdersamtaler, skriftlige advarsler, bonusordninger, lønreguleringer, uddannelsesbeviser, fraværsopgørelser mv.. Fravær, refusion fra det offentlige, modtagelse af lægeerklæringer, rapporter om helbredstilstande, arbejdsskader opbevares ligeledes på adgangsstyret filserver eller i aflåste skabe.

Ved fratrædelse:
Ved opsigelse – enten af medarbejder eller af arbejdsgiver, opbevares dokumentet på adgangsbegrænset filserver eller i aflåste skabe. CV, ansøgning samt ikke løndokumentationsrelevant materiale slettes umiddelbart efter fratrædelse, lønrelevant dokumentation opbevares periodemæssig ift. Bogføringslovens regler, i aflåse skabe og for de elektroniske arkivers vedkommende på adgangsbegrænsede pc’ere.

Kunder:

Oprettelse og vedligehold:
Kundernes data vedrører den enkeltes køb. Kunderne er selskaber, personligt drevne virksomheder, offentlige institutioner samt private. Der indhentes navn, adresse, cvr.nr., mailadresse samt telefonnr. og evt. EAN-nr. Disse registreres i et anerkendt økonomisystem i forhold til afregning. Billeddokumentation ifm. aflevering af det bestilte arkiveres – der noteres ikke personfølsomme data. Der forefindes databehandleraftale med de 3. partsvirksomheder, der opbevarer Dano Mast A/S’s data.

Sletning:
Dano Mast A/S opbevarer data iht. Bogføringslovens regler samt iht. ansvarsforpligtelser ift. produkter.

Leverandører:

Virksomheden registrerer navn, adresse, cvr.nr. og e-mail på kontaktpersoner til brug for samhandel ifm. køb og afregning. Såfremt samhandel med en leverandør ikke længere er aktuel, opbevares disse data i forbindelse med bogføringslovens bestemmelser og bortskaffes i tråd hermed.

Konsulenter:

I fald virksomheden anvender konsulenter som underleverandører vil der blive indgået en kontrakt, som håndlerets i lighed med kontrakter med kunder. Data opbevares som data for sædvanlige leverandører.

Hovborg, den 25/05-2018

Dano Mast A/S